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中小企業こそSlackを使うべき!8つのメリットをご紹介

By Cantas Editorial12 min read

働き方改革が叫ばれる中、組織のコミュニケーションの生産性を向上させてくれるツールとして、Slackへの注目度が高まっています。Slackのメリット・デメリットについて詳しく説明します。

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Slackは社内コミュニケーションを効率化できるツール

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「マーケティング」チャンネルの様子。アプリ画面左にチャンネル一覧がある
Slackは全世界でアクティブユーザー数1000万人をほこるビジネスコミュニケーションツールです。

アメリカではNASAやIBM、日本では日本経済新聞社、メルカリ、サイバーエージェント、DeNAが導入。

Slack社が約1600社を対象に2015年におこなったアンケートでは、Slackの導入により

  • メールの量が48.6%
  • ミーティングの回数が25.1%減った
  • 生産性が32.0%向上した

などの成果が報告されています。

また、日本企業を例に取ると、Slackを導入した 株式会社電通デジタル では、全社を対象としたアンケート結果で、

  • チームにおけるレスポンスが早くなった 80%
  • チームカルチャー、コミュニケーションが改善された 70%

という結果が得られています。1

Slackは無料・簡単に導入できる

そんなSlackは、無料で導入・利用が可能なツールでもあります。

スタンダードプランだと、1ユーザーあたり¥850/月のコストがかかります。

有料プランと無料プランの主な違いとしては、スタンダードプランだと過去のメッセージが無制限に検索できるようになる点です。無料プランだと、直近の1万件に限り、検索することができます。

使用感は「チャットルーム一覧」「チャットページ」という構成である点でLINEと似ており、LINEが使えるユーザーなら容易に利用が開始できると考えられます。

下画像の「年間計画」や「デザイン・フィードバック」「マーケティング」など、チャットルームは話題(トピック)ごとに分かれており、一つ一つのチャットルームのことを「チャンネル」といいます。Slackでは、チャンネルは「#」で表現され、「マーケティングチャンネル」なら「#マーケティング」となります。

https://slack.com/intl/ja-jp/ より
https://slack.com/intl/ja-jp/ より

たとえば下画像は、「#リード-総合」というチャンネルの様子です。下画像では「@浅田晶さん」という書き込みがあることに注目してください。このように返信をしてほしい相手を明示するために、@マークを付けて相手の名前を入力することを「メンション(mention; 言及する)」といいます。

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Slackではこのように、従来のメールの「宛先(To:)」のように、特定の人に明示的にメッセージを投げることもできます(メッセージ自体はチャンネルに参加している全員が見ることができます)。

メンションすると、相手が意図的に通知をオフにしていないかぎり、メンションした相手にメッセージの通知が行きます。

特定のユーザーにメンションするだけでなく、チャンネルに参加している全員に対してメンションを行うやり方(@channelを入力)や、チャンネル内でオンラインになっている全員に対してメンションを行うやり方( @here を入力)もあります。

また、従来のメールの「宛先(To:)」と同じように、2人だけで一対一のメッセージのやり取り(ダイレクトメッセージ)をすることも出来ます。

次に、運用上のメリット・デメリットについてご紹介します。

メリット1. 新メンバーへの情報共有が容易

第一のメリットは、過去のやりとりを全て追うことができ、検索することもできる点でしょう。

AさんとBさんの間で、属人的にやり取りするメールとは異なり、Slackでは「トピックごと」にチャンネルを切り分ける形式となります。

「チャンネル」とは、話題が決まっているグループLINEのようなものだと考えるとわかりやすいです。

たとえば「#SNS運用」というチャンネルを作って、そこでAさんとBさんがやり取りしていたとします。そこに後任候補として、Cさんが入り、Bさんが抜けたとします。

メールだと今までのAさんとBさんの、SNS運用に関するやり取りだけをCさんが把握するのは難しいですが、Slackならそれができます。

#SNS運用 のチャンネルに、Cさんを招待すればいいだけです。

Cさんは、今の運用マニュアルが定まった経緯や、今まで起きたトラブルとその解決法などを、過去のやり取りを見て学ぶことができます。

また、必要があれば検索機能によって、過去に共有されたファイルを見つけて確認することもできます。

#マーケティング というチャンネルの例。新しい担当者も、このチャンネルだけ遡れば把握できる。
#マーケティング というチャンネルの例。新しい担当者も、このチャンネルだけ遡れば把握できる。

メリット2. 議論を活発化させる様々な仕組み

Slackとは、属人的にやり取りするメールとは異なり、Slackでは「トピックごと」にコミュニケーションを行うツールであることを紹介させていただきました。

これにより、「返信してもらいたい相手を指定する」必要がないため、「もしかしたらこの情報をチームに必要としている人がいるかもしれないな」くらいのレベル感の情報であっても、気軽に報告・発信をできる空気感があります。

また、メール・電話によるコミュニケーションで必要とされる「お世話になっております」「以上、どうぞ宜しくお願いいたします」などビジネスの慣習的な文章を省略することができるので、スピーディーに返信・発信ができます。

また、投稿した後に自分のメッセージを編集することもでき、変更部分の反映も一瞬です。

さらに、Slackにはスタンプ機能があり、ワンクリックで反応することもできます。

スタンプ使用例。1人が👏、8人が✨を押している。
スタンプ使用例。1人が👏、8人が✨を押している。

メリット3. 通知の条件を細かくカスタマイズできる

Slackではチャンネル(話題)ごとに、通知をオンにするかオフにするか、自分がメンションされた時のみ通知するかなど、細かく通知機能をカスタマイズすることができます。

「マーケティング」チャンネルの様子。アプリ画面左にチャンネル一覧がある
「マーケティング」チャンネルの様子。アプリ画面左にチャンネル一覧がある

たとえば、 #sns運用 は緊急性がないから通知しないが、 #カスタマーサポート は緊急性があるため通知するといったカスタマイズが可能です。

また、「自分にメンションが飛んだ場合のみ通知」というカスタマイズも可能です。

内容をチェックしないと重要性を判断できないメールと違って、重要なものだけ通知を受け取ることができるのです。

メリット4. 忘れない仕組みがある

人間だもの、重要な要件でも忘れてしまうことがあります。だからこそ、会社組織として重要なのは「忘れない仕組みを作ること」。

そしてSlackにはワンクリックでのリマインド機能があります。

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上画像のように、リマインドしたいメッセージの右上のメニューをクリックして、ワンクリックで指定時間にリマインドを送ることができるのです。

自分のメッセージにも、他人が自分に送ったメッセージにもリマインドは設定できます。

この機能を使って、今すぐ返信しないメッセージにリマインドを設定しておけば、返信忘れは劇的に少なくなります。

他にも、Googleカレンダーと連携して、Googleカレンダーの通知をSlackに流す機能もあります。

メリット5. いろんなデバイスに対応している

slackはWebブラウザで利用できるほか、デスクトップアプリ、モバイルアプリが用意されています。

デスクトップアプリは使いやすくても、モバイルアプリはイマイチ・・・。という業務ツールも多い中で、Slackのモバイルアプリは操作感が変わらずとても使いやすいです。出先でも便利ですね。

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メリット6. パワフルな検索機能

Slackでできるのは、単なるメッセージや添付ファイルの検索ではありません!

たとえば、あるニュースのURLをシェアしたときには、自動でその記事のタイトルと、説明文がSlack上に取得されるんですね。このニュースをいつ共有したっけな?と思ったら、そのニュースのタイトルに含まれている単語を検索窓に打ち込めば、そのURLが出てくるのです!

URLから記事タイトル・説明文が取得されている
URLから記事タイトル・説明文が取得されている

特定のチャンネルだけで検索することや、特定の人が投稿した内容から検索するという絞り込み機能も充実しています。

メリット7. いろんなWebサービスと連携可能

「忘れない仕組みがある」の項目のなかでGoogleカレンダーと連携できると紹介させていただきましたが、他にもたくさんSlackと連携できるアプリがあります。

GoogleDriveと連携すれば、Slack上で コメント、ファイルの新規共有など、ドライブの変更に関する通知を受け取ることができるようになります。

タスク管理ツールのAsanaとSlackを連携すれば、Slack上でタスクの新規追加や更新の通知を受け取ることができます。

他にも世界の様々なWebサービスと簡単に連携することができます。ぜひ下記公式サイトをチェックしてみてください。

Slack Appディレクトリ

メリット8. 会社の今がわかる

社内コミュニケーションがメールからSlackに移行すると、会社のそれぞれの部署、それぞれのメンバーが「今、なにをやっているか」を、Slackを見れば大体把握することができます。

また、それぞれのチャンネルのメッセージのやりとりの量を見れば、どのチームが盛り上がっていて、どのチームが停滞しているかも分かります。

チーム内のコミュニケーションが可視化されるという意味では、メールよりもSlackに軍配が上がるでしょう。

Slackのデメリット

デメリットとしては、

チャンネルを作りすぎると、どのチャンネルに投稿すべきか迷いが生じて効率が落ちてしまうことや、

「チャンネル」や「メンション」といったSlackの用語に馴染みがないと、最初は取っ付きづらく感じることなどが挙げられるでしょう。

しかしこれらは「使わなくなった、役割を終えたチャンネルはアーカイブする」「投稿場所を迷ったときに投稿できる汎用性あるチャンネルを用意する」「都度、公式マニュアルを参照する」などの工夫によって解決できることです。

多くの人にとっては、メリットが上回るからこそ選ばれていると言えるでしょう。

悩んだときは、Slackの公式のヘルプセンターで解決するようにしましょう。

終わりに

以上、Slackのメリット・デメリットを紹介させていただきました。

Slackは、LINE感覚で簡単に導入できるツールで、日本語化されており、もはや「IT企業の使ってる、コミュニケーションツール」ではありません。

ITに関係のない中小企業だからこそ、今導入すれば競合と差をつけることができます。ぜひご検討ください!

Slack公式サイトはこちら

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Cantas Editorial

Writer & Editor, Cantas

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